عرض تعريفي للإدارة المالية
مهامي ومسؤولياتي داخل فريق الحسابات
عرض موجز لدوري في الرقابة المالية، متابعة النقدية، العهد، التوريدات، وحسابات شركات النقل
مقدم إلى: مدير القطاع المالي
إعداد: محاسب الإدارة المالية
الشركة: ضمن مجموعة شركات كبرى في مصر
الملخص التنفيذي
دوري لا يقتصر على التسجيل المحاسبي فقط
أقوم بمتابعة عدة دورات مالية وتشغيلية مرتبطة بالنقدية، العهد، توريدات خام البازلت، وحسابات شركات النقل، مع مراجعة المستندات وربطها بالتقارير المطلوبة لدعم اتخاذ القرار وصرف المستحقات.
الرقابة على الحركة النقدية
تسجيل ومتابعة المصروفات اليومية وربطها بالمستندات والتحليلات المحاسبية المناسبة.
متابعة عهد الموظفين
تجميع مبالغ العهد من الخزنة والبنك ومتابعة تصفيتها بالمستندات والاعتمادات.
مطابقة توريدات البازلت
مراجعة البوالص والبيانات ومطابقتها مع تقارير الميزان وجهة الإشراف الخارجي.
حسابات شركات النقل
تحديث مستحقات شركات النقل بناءً على عدد النقلات، الكميات، الكارتات، والخصومات المعتمدة.
الإدارة المالية١
نطاق العمل
المحاور الرئيسية لمسؤولياتي
◆
النقدية والخزينة
تسجيل، تصنيف، ومتابعة حركة الصرف والاستلام اليومية.
◆
عهد الموظفين
متابعة العهد المنصرفة من الخزنة والبنك حتى التصفية النهائية.
◆
توريدات البازلت
مراجعة البوالص ومطابقة الكميات مع الجهات المختصة.
◆
شركات النقل
إعداد وتحديث بيانات النقلات والكميات والكارتات والخصومات.
◆
المستندات والأرشفة
تنظيم المستندات الداعمة بما يسهل الرجوع إليها أثناء المراجعة.
◆
التقارير والمطابقات
إعداد تقارير تساعد في المتابعة والمحاسبة وصرف المستخلصات.
الإدارة المالية٢
المحور الأول
إدارة النقدية والخزينة
أقوم بتسجيل ومتابعة حركة الخزينة اليومية بما يضمن وضوح الرصيد، توثيق الصرف، وتصنيف كل حركة على الحساب والتحليل المناسب.
تسجيل الحركة اليوميةإثبات جميع حركات الصرف والاستلام في شيت الخزينة بشكل يومي.
متابعة الرصيدتحديث الرصيد بعد كل حركة لضمان وضوح موقف الخزنة في أي وقت.
ربط الحركة بالمستندإدخال رقم إذن الصرف أو إذن الاستلام وربطه بالبيان والتاريخ.
التوجيه والتحليلتصنيف الحركات حسب الحساب والتحليل مثل العهد، المصروفات العمومية، تكاليف المواقع، الانتقالات، الصيانة، والرسوم.
إدارة النقدية والخزينة٣
مقترح تطوير
تحديد دورة اعتماد وتوثيق قبل تنفيذ الصرف
لا يفضل وضع حدود ثابتة للصرف لأن كل بند يتم الصرف عليه حسب احتياجه الفعلي، لذلك الأفضل هو تحسين دورة الاعتماد والتوثيق قبل تنفيذ الصرف.
الوضع الحالي
يتم الصرف وفقًا لاحتياج التشغيل، ثم تسجيل العملية وربطها بالمستند والتوجيه المحاسبي.
المقترح
إنشاء نموذج طلب صرف يقوم طالب الصرف باستيفائه، ثم يعتمد من رئيس القسم المختص قبل تنفيذ الصرف.
طلب الصرف
مراجعة الغرض
اعتماد رئيس القسم
تنفيذ الصرف
التسجيل والأرشفة
الأثر المتوقع: رفع مستوى الرقابة، توثيق سبب الصرف، تقليل الصرف غير المخطط، وتسهيل المراجعة اللاحقة.
تنظيم دورة الصرف٤
المحور الثاني
إدارة عهد موظفي المكتب الرئيسي
أتابع عهد عدد من موظفي المكتب الرئيسي مثل السائقين، بعض المهندسين، وقسم الشؤون القانونية، سواء كانت العهد منصرفة من الخزنة أو من خلال البنك.
عهد منصرفة من الخزنة
يتم الصرف بإيصال صرف نقدية، ثم يتم إدخال المبلغ في شيت العهدة الخاص بالموظف.
عهد منصرفة من البنك
يتم التنسيق مع مسؤول تحويلات البنك للحصول على شيت دوري بأسماء الموظفين وقيم العهد المحولة لهم.
ملف مستقل لكل موظف
يتم تحديث شيت منفصل لكل موظف يتضمن جميع المبالغ المنصرفة له من الخزنة أو البنك.
رصيد واضح للحركة
يساعد ذلك في متابعة حركة العهدة والرصيد المتبقي أو المطلوب تصفيته لكل موظف.
عهد الموظفين٥
دورة التصفية
تصفية العهدة بالمستندات والاعتمادات
تتم تصفية العهدة بشكل دوري حسب طبيعة عمل كل موظف، فقد تكون أسبوعية أو شهرية أو عند انتهاء مبلغ العهدة، مع ضرورة توثيق المصروفات واعتمادها من رئيس القسم المختص.
صرف العهدة
تسجيلها للموظف
تجميع المصروفات
إرفاق المستندات
اعتماد التصفية
نموذج تصفية العهدة
يتضمن التاريخ، البيان، قيمة المصروف، والمستندات التي تثبت صحة الصرف.
اقتراح نموذج اعتماد طلب صرف عهدة
قبل صرف العهدة، يتم استيفاء نموذج يوضح طالب العهدة، الغرض من الصرف، القيمة المطلوبة، وطبيعة الاستخدام، ثم يعتمد من رئيس القسم التابع له الموظف.
| عنصر التصفية | التوضيح |
|---|---|
| التاريخ | إثبات تاريخ كل مصروف داخل نموذج التصفية. |
| البيان | توضيح سبب المصروف وطبيعته. |
| قيمة المصروف | تسجيل قيمة كل بند تم صرفه من العهدة. |
| المستندات | إرفاق ما يثبت صحة المصروف مثل الفواتير أو الإيصالات. |
| الاعتماد | اعتماد التصفية من رئيس القسم التابع له الموظف. |
تصفية العهدة٦
تقارير العهد
تقرير أرصدة العهدة لكل موظف
من شيت العهدة يتم استخراج تقرير يوضح موقف كل موظف من حيث الرصيد الافتتاحي، إجمالي العهد المنصرفة، إجمالي المصروفات التي تمت تصفيتها، والرصيد الحالي.
▣إجمالي العهدإجمالي المبالغ المنصرفة للموظفين خلال الفترة.
▣إجمالي المنصرفإجمالي المصروفات التي تم تقديم مستندات لها ضمن التصفية.
▣الرصيد الحالييوضح المبالغ المتبقية أو الفروقات المطلوب تسويتها.
| الموظف | رصيد افتتاحي | إجمالي العهد | إجمالي المنصرف | الرصيد الحالي | حالة المتابعة |
|---|---|---|---|---|---|
| م أحمد محمد | 10,927 | 35,000 | 38,721 | 7,206 | رصيد قائم |
| أحمد هاني - شؤون قانونية | 45,561 | 20,000 | 61,318 | 4,245 | رصيد قائم |
| أحمد نصر | 21,841 | 27,000 | 46,305 | 2,536 | رصيد قائم |
| إسلام سيد | - | 38,175 | 38,175 | - | تمت التصفية |
| حسام الدين محمود | 17,450 | 55,000 | 69,245 | 3,205 | رصيد قائم |
| حسام حسني | 56,339 | 157,320 | 226,389 | (12,730) | يحتاج تسوية |
| حسام سالم | (28,993) | 92,400 | 70,007 | (6,600) | يحتاج تسوية |
| م عمرو عادل | (63,701) | 81,000 | 55,883 | (38,584) | يحتاج تسوية |
| م صالح المعماري | 1,383 | 70,000 | 59,840 | 11,543 | رصيد قائم |
| محمد نصير | 7,855 | 93,000 | 93,661 | 7,194 | رصيد قائم |
| علي عثمان | - | 46,000 | 40,635 | 5,365 | رصيد قائم |
| صالح السيد | (33,659) | 173,000 | 139,214 | 127 | رصيد قائم |
تقرير أرصدة العهدة٧
مخرجات شيت العهدة
التقارير المستخرجة من شيت العهدة
لا يقتصر شيت العهدة على التسجيل فقط، لكنه يوفر تقارير متابعة تساعد في الرقابة على العهد وتحديد أولويات التصفية.
تقرير أرصدة الموظفينيوضح الرصيد الحالي لكل موظف، سواء رصيد قائم أو رصيد يحتاج إلى تسوية.
تقرير إجمالي العهد والمنصرفيقارن بين المبالغ المنصرفة للموظفين والمبالغ التي تم تصفيتها بالمستندات.
تقرير الأرصدة السالبةيحدد الحالات التي تم فيها تقديم مصروفات أكبر من الرصيد المتاح أو تحتاج إلى معالجة محاسبية.
تقرير حسب الإدارة أو طبيعة العمليساعد في متابعة عهد السائقين، المهندسين، الشؤون القانونية، أو أي قسم آخر بشكل منفصل.
تقرير المتأخرات في التصفيةيوضح الموظفين الذين لم يقوموا بتصفية العهدة خلال الفترة المناسبة لطبيعة عملهم.
تقرير موقف العهد للإدارةملخص دوري يوضح إجمالي العهد القائمة، إجمالي ما تم تصفيته، والأرصدة التي تحتاج متابعة.
القيمة المضافة: تحويل شيت العهدة من ملف تسجيل إلى أداة رقابية تساعد في متابعة الأرصدة وتقليل تراكم العهد غير المسواة.
تقارير شيت العهدة٨
المحور الثالث
مراجعة ومطابقة توريدات خام البازلت
الشركة تمتلك محجرًا لاستخراج خام البازلت وتوريده إلى مشروع القطار السريع، ودوري يتمثل في مراجعة ومطابقة بيانات التوريد حتى الوصول إلى محضر حصر معتمد بالكميات.
مصدر التوريد
تحميل سيارات النقل من المحجر بعد الوصول إلى الخام المناسب للتوريد.
المستند الرسمي
إصدار بوليصة الميزان والبون المائي كتصاريح ومستندات رسمية لحركة السيارات.
جهة الاستلام
توجيه السيارات إلى المشون المحدد واستلام النقلة من خلال موظف الشركة وجهة الإشراف.
هذا المحور يربط بين التشغيل والمحاسبة، لأن دقة البيانات تؤثر مباشرة على الكميات المعتمدة والمستخلصات المستحقة.
توريدات خام البازلت٩
دورة المستندات
من المحجر إلى محضر الحصر المعتمد
وزن السيارة قبل التحميل
تحميل الخام من المحجر
وزن السيارة بعد التحميل
إصدار البوليصة والبون
التوجيه إلى المشون
استلام النقلة
توقيع جهة الإشراف
فحص الجودة
إرسال البوالص للإدارة
المراجعة والمطابقة
المخرج النهائي: محضر حصر معتمد بالكميات الموردة يتم تسليمه للمهندس المختص لاستكمال إجراءات صرف المستخلصات.
دورة مستندات البازلت١٠
إدخال البيانات
البيانات المسجلة من البوالص
بعد عد البوالص وفصلها حسب كل مشون، يتم إدخال البيانات على شيت متابعة، ثم يتم تنسيق وأرشفة المستندات تمهيدًا للمراجعة.
| البيان | الغرض من التسجيل |
|---|---|
| رقم البوليصة والتاريخ | تتبع كل نقلة وربطها بالمستند الرسمي. |
| اسم السائق ورقم السيارة | تحديد السيارة والسائق المسؤول عن النقلة. |
| الوزن قبل وبعد التحميل | حساب الوزن الصافي للخام المورد. |
| اسم شركة النقل | تجميع النقلات والكميات لكل شركة. |
| المشون | تحديد الكمية التي تم توريدها لكل موقع تشوين. |
| الكارتات والبونات | دعم حساب شركات النقل ومراجعة تكلفة الحركة. |
إدخال بيانات البوالص١١
دوري في المراجعة
المراجعة الداخلية والمطابقة مع بيانات الميزان
بعد انتهاء فريق الإدخال من تجميع البيانات وتنسيقها، يتم إرسال الشيت لي لمراجعته قبل المطابقة الخارجية.
مراجعة عينة عشوائيةاختيار عينة من البوالص ومراجعتها يدويًا للتأكد من صحة الإدخال.
المطابقة مع تقرير الميزانمطابقة بيانات الشيت مع التقرير المستخرج من ميزان البسكول.
مراجعة النقلات والكمياتالتأكد من عدد النقلات، الأوزان، المشون، شركات النقل، وأرقام البوالص.
معالجة الاختلافاتحصر الأخطاء أو الفروقات ومعالجتها قبل إرسال البيانات للمطابقة الخارجية.
المراجعة والمطابقة١٢
المطابقة الخارجية
إعداد شيت المطابقة مع جهة الإشراف
بعد الانتهاء من المراجعة الداخلية، أقوم بإعداد شيت المطابقة وإرساله للموظف المسؤول عن المطابقة مع جهة الإشراف الخارجي، ثم أتابع معه أي اختلافات حتى الوصول إلى اعتماد الكميات.
ما يتم مطابقته
- أرقام البوالص.
- عدد النقلات.
- الأوزان والكميات.
- المشون المستلم.
المخرج النهائي
محضر حصر معتمد بالكميات التي تم توريدها من خلال الشركة، ويتم تسليمه للمهندس المختص لاستكمال إجراءات صرف المستخلصات.
المطابقة الخارجية١٣
مخرجات التقارير
التقارير التي يمكن استخراجها من بيانات التوريد
كميات كل شركة نقلعدد النقلات وإجمالي الوزن المورد من خلال كل شركة.
كميات كل مشونإجمالي خام البازلت الذي تم تشوينه في كل موقع.
بيانات السائقين والسياراتتجميع أسماء السائقين وأرقام السيارات المرتبطة بكل نقلة.
قيمة الكارتاتاستخراج قيمة الكارتات لكل سيارة أو لكل شركة نقل حسب الاتفاق.
مرجع للمحاسبةاستخدام التقرير كدليل إضافي عند مراجعة حساب شركات النقل.
دعم المستخلصاتالاعتماد على البيانات النهائية في استكمال إجراءات صرف المستحقات.
مخرجات تقارير التوريد١٤
المحور الرابع
إدارة حسابات شركات النقل
بحكم ارتباطي بمراجعة بيانات النقل والتوريد، أتابع كذلك حسابات شركات النقل من خلال تحديث ملف كل شركة مع كل تصفية.
تحديث شيت كل شركةإضافة بيانات التصفية الجديدة إلى ملف الشركة المختصة.
إجمالي النقلات والكمياتتسجيل عدد النقلات والكميات الموردة من خلال سيارات كل شركة.
حساب الكارتاتتجميع قيمة الكارتات الخاصة بسيارات كل شركة حسب بيانات الحركة.
تسجيل الخصوماتإثبات خصومات السيارات المخالفة بناءً على محضر رسمي معتمد من صاحب الشركة.
حسابات شركات النقل١٥
القيمة المضافة
أثر دوري على الإدارة المالية والتشغيل
✓دقة البياناتتقليل أخطاء الإدخال والمطابقة قبل الاعتماد.
✓توثيق قويربط كل حركة أو تصفية أو توريد بالمستند الداعم.
✓رقابة أفضلتتبع النقدية والعهد والكميات والخصومات بشكل واضح.
✓دعم القرارتوفير تقارير تساعد الإدارة في المتابعة والمراجعة.
✓تقليل الخلافاتوجود مرجع تفصيلي عند محاسبة شركات النقل أو مراجعة الكميات.
✓تسريع الإجراءاتتجهيز البيانات اللازمة لاعتماد الكميات وصرف المستخلصات.
القيمة المضافة١٦
فرص التطوير
مقترحات عملية لتحسين دورة العمل
نموذج طلب صرفتطبيق نموذج موحد قبل تنفيذ الصرف، مع اعتماد رئيس القسم المختص.
توحيد نماذج التصفيةتوحيد شكل نماذج تصفية العهد لتسهيل المراجعة والأرشفة.
ترقيم أرشيف المستنداتربط البوالص والبونات والتصفيات بأرقام مرجعية واضحة.
لوحة متابعة دوريةإنشاء ملخص دوري يوضح أرصدة العهد، موقف الخزنة، كميات التوريد، وموقف شركات النقل.
الهدف من التطوير ليس تعقيد الدورة، بل جعلها أوضح وأسرع وأكثر قابلية للمراجعة.
فرص التطوير١٧
الخلاصة
أعمل على دعم الإدارة المالية من خلال متابعة دقيقة للحركة النقدية، العهد، مستندات التوريد، وحسابات شركات النقل، بما يضمن بيانات موثقة تساعد في الرقابة والمراجعة وصرف المستحقات.
هدفي هو توفير بيانات مالية وتشغيلية دقيقة في التوقيت المناسب، لدعم الإدارة في اتخاذ القرار بثقة.